Vollautomatische elektronische Rechnungsprüfung für Multi-Site-Kunden
Das Unternehmen KiK Textilien und Non-Food GmbH mit mehr als 4.100 Filialen in Europa und mehr als 28.000 Mitarbeitern europaweit beauftragte uns mit der vollautomatischen und elektronischen Rechnungsprüfung der Energierechnungen. Durch die hohe Anzahl an einzelnen Filialen und die damit hohe Anzahl an anfallenden Energierechnungen entstand ein enormer administrativer Aufwand, der durch die vollautomatische und elektronische Rechnungsprüfung minimiert werden sollte.
Wir durften das spannende Projekt begleiten, denn besonders für Multi-Site-Unternehmen lohnt sich ein automatisierter Rechnungsprüfungsprozess, um hier deutlich Aufwand und somit Kosten zu sparen.
Vollumfängliche Rechnungsprüfung der Energierechnungen
Gerade Multi-Site-Unternehmen erhalten etliche Energierechnungen von den Energieversorgungsunternehmen und Netzbetreibern. Da fällt es schwer eine Übersicht zu behalten. Gerade unsere Erfahrung zeigt, dass etliche Energierechnungen fehlerhaft sind und somit mehr Kosten verursachen als Notwendig. Auch die Rechnungen der unterschiedlichen Netzbetreiber sind nicht einheitlich und oft unklar und verursachen so einen enormen administrativen Aufwand, um hier den Überblick zu behalten.
Da die KiK Textilien und Non-Food GmbH mit ihren unzähligen Filialen in ganz Europa ansässig ist, erhält sie für die unterschiedlichen Filialen eine hohe Anzahl an Energierechnungen. Wir übernahmen die vollautomatische, elektronische und revisionssichere Rechnungsprüfung für das Unternehmen, so dass am Ende ein detaillierter Überblick der Kosten entstand und so die Energiekosten optimiert werden konnten.
Rechnungsprüfung – wir finden jeden Fehler
Um die Transparenz der Energierechnungen für die KiK Textilien und Non-Food GmbH zu erhalten, prüften wir alle Bestandteile der Energierechnungen besonders auch auf mögliche Abrechnungsfehler. Dabei nutzten wir nicht nur die jahrelange Expertise unserer Energie-Experten, sondern setzten auf unsere systemgestützte, digitale und automatisierte Rechnungsprüfung.
Über OCR-Verfahren werden PDF-Rechnungen vollautomatisch erfasst und direkt geprüft. Neben Fehlern in den Kostenbestandteilen (Energiepreise, Netzentgelte, Umlagen und Steuern) können wir so auch Unstimmigkeiten beim Energieverbrauch ausweisen. Dadurch wurden anfallende, fehlerhafte Kosten für den Kunden vermieden.
Um den Aufwand für den Kunden gering zu halten spielt das Format der Energierechnungen keine Rolle. Ganz egal ob klassische Papier- oder PDF-Rechnungen oder elektronische Formate wie EDIFACT oder ZUGFeRD – das alles ist möglich.
Reklamationsabwicklung – Wir kümmern uns
Auch bei fehlerhaften Energierechnungen hört unsere Arbeit nicht auf. Um auch so den administrativen Aufwand für den Kunden gering zu halten, übernehmen wir die kaufmännische Reklamationsabwicklung. Somit entfallen für den Kunden Unsicherheiten im Umgang mit den Energierechnungen und fehlerhafte Kosten vermieden.
Rechnungsprüfung – digital, automatisiert und revisionssicher
Mit der digitalen, automatisieren und revisionssicheren Rechnungsprüfung konnten wir für den Kunden sämtlichen Aufwand hinsichtlich der Dokumentation und Archivierung sämtlicher Energierechnungen, der Administration bzw. dem Einpflegen der Daten und die Prüfung der Fehlerquellen ersparen. Zudem erhält der Kunde eine elektronische Übersicht der geprüften Belege, so dass transparent und effizient Buchungen durchgeführt werden können. So konnte für den Kunden Arbeitsaufwand und Kosten eingespart werden.
